A gyűlést Radu Bud kormánybiztos hívta össze és elsőként ő köszöntette a jelenlévőket, röviden vázolva milyen kötelezettségeik vannak az önkormányzati vezetőknek annak érdekében, hogy decemberi parlamenti választások fennakadások nélkül zajlódjanak. Szintén a szavazással s annak lebonyolításával kapcsolatos biztonsági szabályokat és előírásokat elevenítették fel a tűzoltóság és a rendőrség képviselői is - utóbbi intve az önkormányzati vezetőket: ne felejtsék majd kihelyezni a választási plakátok kiragasztására szolgáló táblákat sem (a júniusi helyhatósági választásokkor ugyanis voltak olyan települések, ahol az illetékesen „elfelejtették" ezt megtenni).
Sebastian Domut, az Állandó Választási Hatóság Szatmár megyei vezetője ismételten felszólította a polgármestereket, hogy biztosítsák a választási törvényben előírt, megfelelő számú számítógépkelezőt és szavazóházi biztost. Mint emlékeztette, a helyhatósági választásokkor nagyon sok volt a jelentkező és úgy tűnt, minden szavazóházban megvan az előírt létszám és helyettesítőik is, viszont a választások előtt egy-két nappal nem kevesebb mint 130 embert kellett hirtelen helyettesíteni (vagy mert utolsó pillanatban derült ki, hogy összeférhetetlenek a feladattal, vagy hirtelen megbetegedtek, illetve sokan egyszerűen meggondolták magukat).
Domut hangsúlyozta: a megye szinte valamennyi településén minuszban van mind a számítőgépkezelők, mind a szavazóházi biztosok létszáma, s míg a legtöbb helyen 3 - 10 fő hiányzik, van pár olyan község is, ahol teljes a létszámhiány, mint például Kányaházán, ahol júniusban szinte az utolsó pillanatig bizonytalan volt, hogy le lehet-e bonyolítani a helyhatósági választásokat ugyanez ok miatt.